你聽過《金字塔原理》嗎?堪稱顧問界必讀聖經,30多年來歷久不朽,究竟金字塔能幫助我們什麼?
從求學到進入職場,相信尤其是商學院學生肯定深有同感,學涯有如在報告海中度過,職涯更是無止境的簡報與專案,而你是否也常困擾著寫作該如何下筆?簡報該如何開頭?演講該如何開場?
我們會說「萬事起頭難」,而我發現最大的問題在於心中缺少了架構!少了思考心智圖的引導!讓自己的大腦總在一開始時陷入毫無頭緒的窘境…
直到讀完了 芭芭拉‧明托 (Barbara Minto) 的《金字塔原理》(The Minto Pyramid Principle),有如當頭棒喝,打破之前零散無章做簡報的盲點啊!
因此想藉此文章幫助你我能夠快速掌握金字塔的核心概念。
1. 為什麼金字塔重要?
傳達訊息時,資訊大多是未經整理的,我們需要一套有邏輯的思考架構來提升有效溝通。
知識傳遞的痛點:牛頭不對馬嘴?有聽沒有懂?請問報告的重點是?諸如文不對題、缺乏重點、結構散亂等等。
尤其當知識傳遞者與讀取者的思考方式不在同一頻道上時,缺乏架構的想法難以被傳遞,接著就無法有效率地被理解。
金字塔建構思維:金字塔是一套階層式思考方式,首先在金字塔頂端建立引言架構〈下段有完整說明〉,透過往下分類 (Top-down)、向上歸納 (Bottom-up) 兩種大腦思考的運作模式,搭配金字塔原理的水平與垂直兩大原則, 幫助我們將想法結構化以提升表達的精準度。
2. 什麼是金字塔原理?
以一套邏輯思維組織想法,好的引言 + 兩大原則讓想法更容易被理解。
此時,可以回顧一下,剛剛提到金字塔如何建構? (將視線離開文章上的提示,如果你腦中已有想像圖了就接著往下看吧)
金字塔架構原則:
首先,引言架構 SCQA,初學時就先把SCQA當作口訣吧! 再來依序理解
S: 情境,簡言之就是有明確時地人物的事實(已被認同且沒有爭議的)
C: 衝突,故事發生了什麼問題?
Q: 問題,定義關鍵問題
A: 回答,一個中心論點(解決方案)
這感覺就是我們在建立一個有衝突情境的開場白並帶出主題,藉此引發聽眾興趣。
有了主題(中心論點)後,接著針對下一層論點再提問(為什麼?)此時會引發出理由(答案)去支持上層的論點,這是所謂垂直關係:「問題/回答」的對話關係,上層是結論下層是理由。
在水平關係上,進行邏輯主線的分類,關鍵在於掌握 MECE ( Mutually Exclusive Collectively Exhaustive) 原則,也就是我們要對主題進行不重疊、不遺漏的分類。
看到這裡,你可能會有所疑問?從引言到主題再分類出主線與答案,這只有從上往下吧?
是的,由上往下是大腦最直覺的思考方式,也是最有效灌輸讀者觀念的方法,因此初學者就先從 Top-down 大量練習吧!
3. 如何建構金字塔?
向下分類、向上總結相互驗證,搭配歸納與演繹兩種思考型態。
作者在書者提到的先畫出頂部四方格來找出「主題」 ,如果還不確定呢?則先決定「問題」,想想目標聽眾是誰?想傳達什麼?
為了讓問題和解答更明確且生動,我們就要有「好的引言」!
確認「情境」、製造「衝突」,引發「問題」事件中有矛盾?不對勁?提供問題的「解答」也就是我們的核心目的:強化所要表述的主題。
確認這是聽眾想聽的主題後,進ㄧ步思考那他們可能會有哪些疑問?所以我們要先針對那個中心論點自問為什麼?
列舉出幾個「理由」(第一層主線) 來支持上面的中心論點,而再針對第一層主線去問為什麼,由下一層理由 (第二層) 去支持主線論點… 講到這裡大家對金字塔的發展比較有感覺了嗎?
此時,你可能會覺得似懂非懂很正常,邏輯思考其實是大腦自然而然的運作模式,作者就是透過ㄧ套架構幫助我們拆解與建構大腦思考的模板。
當我們認識了自己大腦是如何運作的,我們便得藉由大量練習讓大腦去熟悉這套思維模式,漸漸地大腦便會自我學習,將思考模板內化成自己的邏輯。
大致上掌握了金字塔ㄧ層ㄧ層向下延伸的發展邏輯後,便要認識兩種推理方法,歸納法與演繹法,這兩個詞可能不令人陌生,歸納推理 (Inductive reasoning) 就是將相似或有相關的論點歸類在一起;演繹推理 (Deductive Reasoning) 則是論點之間存在層層遞進的因果關係。
其中作者建議,在邏輯主線層次歸納推理比演繹推理來得好,因為前者更容易被理解。
值得注意的是,我們往下建構金字塔後,要記得「驗證」,這時候Bottom-up向上思考就是ㄧ個驗證邏輯的好方法!
小結ㄧ下,讓我們一起再次回想,如何建構金字塔?
好的引言 + 「提問/回答」(垂直向下發展) + 向上反覆驗證
(是不是越來越好理解了呢? 希望如此…哈哈)
4. 如何運用金字塔?
寫作、思考、解決問題、簡報的邏輯,理解後透過大量練習把金字塔內化!
首先,不管是寫作、分析問題或準備簡報時,ㄧ定要先告訴自己我要使用金字塔,看起來很像廢話但同時就是在跟大腦說,我們要啟動之前所建立的金字塔認知。
在建立ㄧ套邏輯思考慣性時,可能我是心理系背景的,對於ㄧ開始認識自己的大腦這看似很基本的常理,我確覺得很重要,因為當我們了解了會提升相信度,就更容易建立大腦認知了!
(1) 了解大腦如何運作:大腦喜歡簡化便捷的方法 (化整為零),大腦會把有某些關係的事物分類,大腦會去判斷某結果的成因。
(2) 建立合邏輯順序:邏輯順序可以幫助我們進行分組與驗證,大腦認知上的邏輯包含時間順序、程度上、重要性、結構上、比較,當大腦對於這樣邏輯認知越來越熟悉,也就代表著我們的邏輯思考越能夠活用自如了。
(3) 情境作為起點:如上述所說的初學者可以多進行 Top-down 思考,因此我們要練習說故事,建立好的情境,把情境帶入引言中帶出關鍵議題,畢竟「萬事起頭難,好的開始是成功的一半」對吧?
(4) 反覆練習架構:可以從整理好文章開始,說有引言的故事,用引言定義好議題,分類出可以支持論點的好理由,回頭驗證邏輯架構。
分享到這邊,相信你也感受到《金字塔原理》就像是ㄧ種工具,提供我們ㄧ種已廣受採用的思考模板,且能夠啟動那些大腦原本比較陌生的邏輯認知,當我們心中有架構時,下筆寫作或準備簡報時,就有了方向!
本文章主要是想跟大家分享,在幫助自己大腦建立金字塔架構時的過程與心得,也讓我們更認識自己的大腦,了解到底什麼是所謂的有邏輯,是不是滿有趣的啊? (之前我總會質疑到底邏輯有沒有一個標準來定義好與壞,現在算是有個解惑囉哈哈)
當然,這種工具書與心法,ㄧ定得透過不斷練習,才會越來越有體悟,書中提到了很多實際案例,來說明架構如何被使用,層層帶著你思考,而我認為實例的東西就是要自己細細讀過並想過,或與經驗去做連結,才會更加印象深刻,因此就不在文章中多作解釋囉!
大家讀完此篇文章,希望都能帶走ㄧ些收穫,喜歡的話再給個掌聲,也歡迎與我交流 :)
我也會期許自己能夠持續分享文章囉!