本文將分享 6 個避開老派的信件開場和結尾：
- 避開老套開場白
- 別用「附件」開頭
- 別用「參照之前談話或信件」開頭
- 別用「不明立場的建議內容」開頭
- 別用「日常寒暄」開頭
- 避開老套結尾
首先，要先掌握信件【開場白 ＝ 重點】這個大原則，開頭正是闡述結論、切入主旨的地方！
記住商務信件目的在於省時、提升溝通效率，讀者通常看一封email時間是很短的，就想著收信者也沒什麼時間看你一開始在那邊文謅謅地長篇寒暄，因此，【開門見山】其實不會失禮，反而更顯專業！
1. 避開老套開場白
過往會看到一些 “正式” 的書信用語，常是所謂老套的開頭
- I am pleased to inform you that…
- This letter is for the purpose of…
- This is in response to your request of…
- This is in reference to our telephone concerning…
- Regarding your letter of…
- In reference to our meeting last week…
- According to our recent conversation…
諸如上述例句，看似一個進入正題的暖身語，以中文式思維會讓我們感到比較安心，就是要先來個前情提要，如「我很開心告知你…」、「這是為了回應你的請求…」、「根據我們在電話上談到關於…」、「關於你的來信…」等，但以商業英文書信就是一種冗長且無意義的老套開場。
當你發現刪掉暖身語後也不影響你講正事時，就刪去，直接陳述主題吧！
2. 別用「附件」開頭
直接用「附件是…」當開場白，也是一種老套開頭
- Enclosed please find…
- Enclosed herewith…
- Attached is…
- Attached here to…
這些語句，直白地告知讀者此信有附件喔～但重點是附檔內容是關於什麼？
作者建議的做法是「直接說明附上附件的原因」，舉例來說（部分改寫）：
The attached sales results for April will explain the 3 main reasons for our first-place status and competitive advantages in Taiwan market.
比較之後，開頭直接說出附檔原因，使開場白有了重點：說明銷售成果的摘要，不僅不會突兀，更顯得簡潔有力、清楚明瞭！
3. 別用「參照之前談話或信件」開頭
記得參考文件或上次談話不是信件重點，別作為開頭（如第一點提及是一種老套開場）
請比較以下兩種例句（部分改寫）：
(Version 1)
Dear Daniel,
This confirms our last phone conversation on April 12 in regard to our meeting on April 24 with XXX, Inc., to discuss the new compensation policy for the sales.
(Version 2)
Greeting, Daniel
Thanks for agreeing to attend our meeting on April 24 with XXX, Inc., to discuss the new compensation policy. We would like to confirm your reaction to the salary ranges for the sales in your department.
我們可以發現本段重點在於「4/24 要討論新津貼政策，與Daniel確認業務的薪酬範圍」
版本 2 開宗明義說出要給Daniel的訊息，信件一開始就 highlight 下次的 meeting 及要確認的內容。
反觀，版本 1 提到兩個日期，可見第一個日期（之前電談的時間）根本不重要，多餘的訊息還可能造成混淆！
4. 別用「不明立場的建議內容」開頭
無法讓收件者直接讀出立場或重點的建議內容，就不是個好開頭（不符【開場白 ＝ 重點】此大原則）
請比較以下例句：
(Version 1)
Until the fourth quarter to raise prices on the new product line is an idea to consider.
(Version 2)
I recommend raising prices on the new product line during the fourth quarter.
版本 1 當我們立場不明時，多半會想這麼說「…此想法可以納入考量」，但當站在讀者立場時，卻是一個毫無重點的語句，想想自己是讀者的話，心中便會滿是問號（那寄信者的想法是？）
因此，作者建議可以問自己也支持那個觀點嗎？如果是，說出你的答案！
版本 2 就是明確告訴讀者「我建議在第四季提高新產品線價格」，後續便可以在說明建議提高的支持理由。
5. 別用「日常寒暄」開頭
寒暄語句不需放在商業書信開頭，放到最後做個溫暖結尾更好
「理想的開場白是簡明扼要，且包含具體訊息」
特別放大，讀累了的話本文重點就是記住上面那句話就對了XD
作者提及要善用文章開頭陳述觀點，避免拐彎迂迴，諸如：
- Hope everything is well with you.
- Hope the urgency already be figure out.
- Believe the conference went successfully.
- It’s nice to hear from you.
- It’s my pleasure to contact with you…
這些語句看似帶著感性善意，但卻是無關緊要，或甚至會有過度關心的反效果（事情都過了還提…），與接下來切入重點時，還可能顯得突兀。
除非在特殊情況，議題比較敏感或讀者對你觀點可能有偏見時，寫信者需慢慢引導讀者瞭解你的立場，此時開場可以是一種合理化後面重點的鋪陳！
但作者提及，不要使用累贅膚淺的開場白，會讓讀者感到厭煩，甚至覺被羞辱。像我認為如「希望你一切都好」類似的開場就真的滿冗贅無感的！
6. 避開老套結尾
收尾可以是重點提醒的最後機會，讓讀者留下深刻印象
關鍵在於，明確說出後續作法，可以的話，「提供截止日期或期限」，最後用一個溫暖招呼 Ending! 讓結尾簡潔有力且真誠！
以下提供一些老派（冗長）結尾與精簡寫法之對照：
- If you have any further questions or comments, please do not hesitate to contact me.
→ Please let me know if you need anything.
→ As always, please call me if you have questions. （這寫法我滿喜歡！親切且不失專業）
- Appreciate for your prompt attention.
→ Your reply by (DATE) will ensure the accuracy of project. Thanks! （提供明確日期取代模糊的形容詞）
- … as soon as possible. / …at your earliest convenience.
→ by (DATE).
以及一些誠摯致謝與告知明確訊息（含確切日期）的結尾：
- Thanks a lot for ensuring the seminars run smoothly! （這可以是請他人協助研討會事宜時的信尾）
- Please look over the enclosed package and email me your decision by April 12. If you have questions, please call. Thanks.
- Please provide the detailed action plans by April 20.
- Please complete the attached questionnaire by Monday, April 15. Thanks for your assistance!
- We are available this Friday to meet with you.
- Look forward to receiving your final report by April 26, so we can print it in time for the meeting. Thanks for your help and time!
好的結語也是很值得練習的！不妨先看幾個實務上的商務書信範例，並試著改寫，開頭或結尾是否可以再更精簡、更明確？
相信多寫幾次商業書信後，你就會漸漸抓到所謂 Business email flow!
謝謝看到最後的你，讓我們一起擺脫書信下筆的困擾以及寫出簡潔有力的結尾！若本文對你有所幫助，也歡迎給我 5 個以上掌聲：）
